Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Mawrth, 18 Gorffennaf 2017
Amser:
09.00 -
11.00
------
|
Enwau |
|
Eric Gregory, Cynghorydd Annibynnol a Chadeirydd y Pwyllgor Keith Baldwin, Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor Hugh Widdis, Aelod Annibynnol o'r Pwyllgor (dros y ffôn) Suzy Davies, Aelod Cynulliad a Chomisiynydd Swyddogion Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor a Rheolwr Risg Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad (Eitem 3) Eve Jennings, Uwch-reolwr Prosiectau TGCh (Eitem 3) |
1.1 Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.
1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.
ACARAC (04-17) Papur 1 - Cofnodion cyfarfod 19 Mehefin 2017
ACARAC (04-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Mehefin 2017 a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.
2.2 O ran pwynt gweithredu 5.3 (Ystyried dulliau o gyfleu penderfyniadau'r Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi yn ehangach), cytunwyd mewn diwrnod i ffwrdd diweddar y Bwrdd Rheoli, y byddai Nia Morgan yn briffio Suzy Davies yn ystod eu cyfarfodydd dal i fyny. Byddai'r Bwrdd Rheoli hefyd yn cael diweddariadau a'r cyfle i gyfrannu at y flaenraglen waith.
2.3 Pwynt gweithredu 5.3 (Rhannu canlyniadau strwythurau llywodraethu ar ôl diwrnod i ffwrdd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi). Cadarnhaodd Dave Tosh y byddai cylch gorchwyl y Bwrdd Rheoli a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn cael eu hadolygu i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn addas at y diben a'u bod yn nodi'n fanwl gywir swyddogaeth arbennig pob Bwrdd o fewn trefniadau llywodraethu'r Comisiwn. Eglurodd Dave hefyd, fel rhan o'r ymarfer hwn eu bod hefyd yn adolygu aelodaeth pob Bwrdd. Cytunodd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor gyda chylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Bwrdd Rheoli a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.
2.4 Trafododd Suzy Davies, Manon Antoniazzi a Nia Morgan bwynt gweithredu 8.1 (Briffio ACARAC yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Cyllid). Roeddent wedi egluro i'r Pwyllgor Cyllid y broses tu ôl i broffilio'r gyllideb a'r gwaith cynllunio a chraffu sy'n digwydd yn ystod y broses o bennu'r gyllideb. Mewn ymgais i wella tryloywder, gofynnodd y Pwyllgor Cyllid fod y Comisiwn yn amcangyfrif y tanwariant yn erbyn y Penderfyniad yn ystod 2018-19 ac yn llunio rhestr fanwl o feysydd posibl o wariant a blaenoriaethu. Gofynnodd y Pwyllgor Cyllid i'r wybodaeth hon gael ei chynnwys yn nogfen y gyllideb i'w gosod erbyn 30 Medi 2017.
2.5 Hysbysodd Suzy ACARAC fod rhestr wedi'i blaenoriaethu o brosiectau buddsoddi ar gyfer 2018-19 ar hyn o bryd, ond ei bod yn anodd rhagweld y gwariant gwirioneddol yn ystod 2018-19 oherwydd y tirlun gwleidyddol sy'n newid. Byddai amcangyfrif o'r gwarged tebygol hefyd yn cael ei gynnwys yn nogfen y gyllideb ar gyfer 2018-19, ond nododd Nia na nodwyd unrhyw batrwm clir o ddefnydd o'r gyllideb yn y blynyddoedd blaenorol ac y byddai'n anodd darparu rhagolwg cywir.
2.6 Trafododd Dave gyfeiriad risg corfforaethol ICT16 (Bygythiadau seiber - Amddiffyn, Canfod ac Ymateb) a oedd wedi'i ddiwygio i fod yn fwy penodol ac ystyrlon. Hysbysodd y Pwyllgor yn dilyn yr achos diweddar yn San Steffan, fod neges at bob rhan o'r sefydliad wedi'i hanfon yn atgoffa'r holl ddefnyddwyr i fod yn wyliadwrus ac i roi gwybod am unrhyw beth amheus i ddesg gwasanaeth y tîm TGCh.
2.7 Cafwyd trafodaeth bellach ar yr angen parhaus i'r Aelodau a staff cymorth fod yn ymwybodol o'u gweithredoedd yn ymwneud â diogelwch seiber. Cytunodd Suzy i Gomisiynwyr fod yn rhan o'r gwaith o annog eu pleidiau i fod yn rhagweithiol wrth hyfforddi a threfnwyd sesiynau galw heibio.
2.8 Roedd aelodau'r Pwyllgor eto i rannu unrhyw gysylltiadau GDPR gyda'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth, ond roedd Dave yn fodlon rhannu ein dull ni o ran GDPR gydag eraill, os gofynnir am hynny.
Camau gweithredu
- Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor gyda chylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Bwrdd Rheoli a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.
ACARAC (04-17) Papur 3 – Diweddariad ar NAV
3.1 Croesawodd y Cadeirydd Adrian Crompton (Uwch-berchennog Cyfrifol) ac Eve Jennings (Rheolwr Prosiect) i'r cyfarfod i gyflwyno'r adroddiad cau ar gyfer cyfnod 1 NAV.
3.2 Cafodd y gwersi a ddysgwyd yn dilyn y prosiect Adnoddau Dynol a'r Gyflogres eu hastudio i sicrhau bod system newydd mor sylweddol yn cael ei chyflwyno'n llwyddiannus. Cafodd y Rheolwr Prosiect profiadol, ymroddedig a'i thîm eu canmol yn yr un modd ag ymdrechion ac ymrwymiad y tîm Cyllid.
3.3 Roedd dewis y cyflenwr (TES) wedi bod yn hanfodol i lwyddiant y prosiect. Roedd y cymorth parhaus a'r gwaith technegol ar gyfnod 2 hefyd yn galonogol iawn.
3.4 Roedd trafodaethau pellach yn canolbwyntio ar ddal y gwersi cadarnhaol a ddysgwyd yn ogystal â'r agweddau negyddol ar y prosiect. Cwestiynodd y Pwyllgor gyflwyniad y costau ymgynghori a chytunodd Nia i ddarparu nodyn i'r Ysgrifenyddiaeth i'w cynnwys yn y cofnodion.
3.5 Sicrhaodd Gareth a Dave y Bwrdd y byddent yn ymgorffori'r gwersi a nodwyd yn yr adroddiad ac, fel yr awgrymwyd gan y Bwrdd, o fewn templedi prosiect a chanllawiau.
3.6 Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor dîm y prosiect ar ddarparu cyfnod 1 yn llwyddiannus. Estynnodd dîm y prosiect a Nia ddiolch i Keith am ei rôl yn darparu sicrwydd a chyngor allanol i dîm y prosiect, yn enwedig i Adrian pan oedd angen gwneud y penderfyniad o ran 'mynd yn fyw/dim am ddigwydd'.
Camau gweithredu
- Gareth a Dave i sicrhau bod y gwersi a ddysgwyd (cadarnhaol a negyddol) yn cael eu defnyddio a'u hymgorffori mewn arferion gwaith.
- Nia i ddarparu nodyn i'r cofnodion ACARAC i egluro'r amrywiad yn y costau ymgynghori gwirioneddol yn erbyn y rhagolwg yn ogystal â'r proffil rhagolygon cyffredinol.
ACARAC (04-17) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2016-17 - papur cwmpasu
ACARAC (04-17) Papur 5 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2016-17
4.1 Croesawyd yr adroddiad blynyddol a'r datganiad o gyfrifon diwygiedig gan y Pwyllgor. Awgrymwyd rhai meysydd y gellid eu hadolygu i roi eglurder pellach, ond ar y cyfan cafodd y gweithgarwch yn ystod cyfnod 2016-17 ei gofnodi'n dda a'i gyflwyno'n effeithiol.
4.2 Cytunodd Nia i ystyried diwygio'r geiriad ar dudalen 109 i adlewyrchu'r ailddyraniad o adnoddau rhwng llinellau'r gyllideb tra'n aros o fewn y gyllideb gyffredinol.
4.3 Cododd Ann-Marie Harkin fater sy'n ymwneud â thaliadau cyflog a wnaed i Archwilydd Cyffredinol Cymru ym mis Mai a mis Mehefin 2016. Oherwydd methu â dilyn y ddeddfwriaeth briodol ar gyfer gosod cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru, ni allai'r taliadau cyflog a oedd yn ddyledus i'r Archwilydd Cyffredinol ym mis Mai a mis Mehefin 2016 gael eu talu o Gronfa Gyfunol Cymru. Yn lle hynny, defnyddiodd Comisiwn y Cynulliad gronfeydd a bleidleisiwyd iddo at ddibenion eraill i dalu Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ystod y ddau fis. Unig opsiwn amgen Comisiwn y Cynulliad fyddai atal taliadau cyflog i Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ystod y ddau fis.
4.4 Pwysleisiodd Ann-Marie y pleidleisir ar gyllideb Comisiwn y Cynulliad yn flynyddol. Cafodd Comisiwn y Cynulliad ei ad-dalu ar ôl hynny o Gronfa Gyfunol Cymru, felly mae'r sefyllfa wedi cael ei rheoleiddio erbyn diwedd y flwyddyn. Felly, roedd Archwilydd Cyffredinol Cymru a thîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru o'r farn nad oedd unrhyw amheuaeth o gyfrifon Comisiwn y Cynulliad yn bod yn gymwys (y farn ar yr adran sy'n ymwneud â chysondeb).
4.5 Fodd bynnag, er tryloywder cynigiwyd y caiff y datgeliad o'r mater hwn ei wneud yn y datganiadau ariannol. Gallai hyn naill ai gael ei wneud drwy Adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru fel atodiad i'w Dystysgrif a'i Farn Archwilio neu gan Gomisiwn y Cynulliad yn datgelu'r mater o fewn y nodiadau i'r datganiadau ariannol. Mynegodd tîm rheoli Comisiwn y Cynulliad y byddai'n well ganddynt i'r mater gael ei ddatgelu yn y nodiadau i'r datganiadau ariannol.
4.6 Cytunodd Ann-Marie, mewn cyfarfod gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ddiweddarach y diwrnod hwnnw, y byddai'n awgrymu bod nodyn esboniadol yn cael ei ychwanegu i'r cyfrifon, yn disgrifio'r mater. Gwnaed yn glir y byddai'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt yn benderfyniad i Archwilydd Cyffredinol Cymru.
4.7 Cytunodd Nia i ddrafftio a dosbarthu nodyn i'w atodi i gofnodion y Pwyllgor i ddatgelu'r prosesau o ran y driniaeth o dalu cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru.
4.8 Cytunodd y Pwyllgor gyda Swyddfa Archwilio Cymru yn amodol ar gytundeb gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, y byddai nodyn yn cael ei ychwanegu, ond roedd am fod yn glir nad oes unrhyw gamddefnydd o arian cyhoeddus wedi digwydd.
4.9 Cytunodd Nia i ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa a'r camau gweithredu y cytunir arnynt ar ôl iddi gael ei hysbysu o ganlyniad y cyfarfod rhwng Ann-Marie ac Archwilydd Cyffredinol Cymru.
Camau gweithredu
- Nia Morgan i ystyried diwygio'r geiriad ar dudalen 109 o'r AR&A i adlewyrchu'r ailddyraniad o adnoddau rhwng llinellau'r gyllideb tra'n aros o fewn y gyllideb gyffredinol.
- Nia Morgan i ddrafftio a dosbarthu nodyn i'w atodi i gofnodion y Pwyllgor i ddatgelu'r prosesau o ran y driniaeth o dalu cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru.
- Nia Morgan i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa datgelu a thrin Cronfa Gyfunol Cymru yn dilyn archwilwyr Swyddfa Archwilio Cymru yn cwrdd ag Archwilydd Cyffredinol Cymru.
Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar
5.1 Trafodwyd yr eitem hon o dan eitem 4.
ACARAC (04-17) Papur 7 - Y flaenraglen waith
6.1 Nodwyd y flaenraglen waith ac y byddai'n cael ei chyhoeddi ar wefan y Pwyllgor.
6.2 Yn olaf, soniodd y Cadeirydd am ei gyflwyniad o adroddiad blynyddol ACARAC mewn cyfarfod diweddar Comisiwn y Cynulliad ddydd Llun 17 Gorffennaf. Croesawyd yr adroddiad gan y Comisiynwyr ac roeddent yn falch o weld ansawdd a chanlyniadau adroddiadau archwilio, a'r ffocws ar ddiogelwch seiber.
6.3 Roedd hefyd wedi tynnu sylw at yr angen i gasglu ac adrodd ar gynnydd prosiectau a rhaglenni drwy'r adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol.
Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 27 Tachwedd 2017.